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製造業のEvernote(品質管理部門の場合)

本業は製造業の@_kouingです。

しがない中間管理職。所属は品質管理関係。

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最近は色々なものをevernoteに突っ込んでおりますが
製造業においてもなかなかのポテンシャルを発揮しております。
特にiPhone(もしくはスマホ、以下省略)との組み合わせで最強に仕上がります。

こんな感じのことやってます。

  • 有用、無用はあとで考えることにしてとにかく何でも情報を突っ込むと案外役に立つ
  • FastEverとFastEverSnapで議事
  • ただのノートを印刷しただけの書類がスゲー管理してるっぽくて良い
  • 顧客先別の管理、タグ、検索で異次元のレスポンス
  • 共有機能で部下と常に連携

てな具合であります。

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僕の基本スタイルは
iPhoneでインプット、「まとめ→閲覧→検索」はPCというパターンが多いです。

以下、細かく見ていきましょう

◆有用、無用はあとで考えることにしてとにかく何でも情報を突っ込むと案外役に立つ

仕事柄、日々の作業はルーチン化できない部分が多々あります。
小さな会社の中間管理職で品質管理ですから日々様々な問題が発生します。

  • 製品のちょっとした異常はどうするか?
  • 検査の結果が思わしくないときはどうするのか?
  • 外注や内職の製品不良があるときはどうするのか?
  • 客先から不具合発生の報告があったらどうするのか?
  • 「以前も同じ不良なかったっけ?」って思ったらどうするのか?

などなど大小様々な問題が日々飛び込んで来ます。
いずれもリアルタイムでは問題、課題となりますが解決後は自己の経験値となり、そしてその記録は大切な資料となります。

従来はあたふたした後、落ち着いてから思い出しながら記録し会社の所定のサーバーにデータを保存し同じく印刷データも所定のファイルに綴る。

という流れでしたがiPhoneを持っていればリアルタイムでの記録が取れます。
→とにかく手っ取り早いのは写真です。

iPhoneを携帯しているので問題の各段階ですぐに写真を撮ることが可能です。
とにかく写真は基本的に”FastEverSnap”でガシガシ”Evernote”に流し込んじゃいます。

そして議事や話し合い、取り決めなどは”FastEver”の出番です。
とにかく体裁とか考えずに突っ込みます。整理することは後で考えれば良いので目の前の問題に正対することができます。

ちなみにFastEverでの記録についてですが私は2行目から書き出しています。
2行目から書くことによって書き出しの文章がそのままノートのタイトルになりますので、後でノートの整理をする際の作業性が格段に上がります。

そのデータは後で色々と役に立つでしょう。

特に意識せずに撮った写真やメモ類は事後の内容整理の際に思いがけず役に立つ場合があります。

  • 客先への報告書の写真など改めて撮影しなくても良い場合も多々ある
  • 流し込んだノートは時系列なので対応の経緯が見える
  • ノートを整理(マージ)するだけでほぼ資料として完成してしまうこともある
  • メモ類はとにかく単語数を増やすことによって後の検索の際に類似不具合としての抽出されやすい

特に最後の項目(後の検索での類似項目で抽出されやすい)については例えば『製品の傷』が問題になった際に「傷、キズ、きず」というキーワードで検索すれば過去の類似不具合が検索できます。
それこそタグ付に悩むのであればなおさら単語数を増やすことは検索で有利になります。

◆FastEverとFastEverSnapで議事

ということで先ほど”FastEver”や”FastEverSnap”で突っ込んだノートは突っ込めば突っ込むほどデータ量が増えるため資料としてより完成されていきます。
極端な場合ですがマージするだけでほとんど資料として完成してしまう場合もあります。

Evernote関連のアプリが色々ある中で僕が”FastEver”及び”FastEverSnap”を使っているのは”とにかく作業が単純”ということに尽きます。
とにかく僕の使い方としてはいかにデータをノートに突っ込むかということが重要だと思います。
突っ込むものがすべて後々の資料となります。
いちいち編集できたり上書きできたりするアプリもあるようですがその時の勢いの様なものをノート化するには”FastEver兄弟”が抜群にいいと思います。

そんな”FastEver兄弟”でどんどん突っ込んだノートはマージすると大きな流れはできておりいわゆる議事録状態になります。

それこそ定型の報告書などが必要ないような場合はコレを印刷しておけば十分な様な気もします。

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◆ただのノートを印刷しただけの書類がスゲー管理してるっぽくて良い

印刷見本-11

これは好みですが僕は社内の不具合が発生した部署とかに連絡や通知する場合にあえて”Evernote”から印刷する場合があります。

もう一回言っときますけど
ヘッダーがあるだけでちゃんと管理してるっぽい(笑)
コレはもう見たまんまの話なので多くは語りません(笑)

でも、この紙を他の人に見せるとなんだかちゃんとしてるオーラで説得力が上がる気がします。

◆顧客先別の管理、タグ、検索で異次元のレスポンス

これこそ”製造業のEvernote”の真骨頂

とにかく検索性がもう圧倒的。

僕は仕事用ノートは基本的に客先別になっています。

タグは ”客先での不具合” ”社内での不具合” ってな程度です。
客先別のあとは製品別にとかも考えましたが、結構ややこしくなるのでやめました。
そこまでしなくても検索可能だし、基本的には時系列的に見ていれば古い資料は時々しかみないのでOKな気がします。

基本的には@ごりゅごさんの「ノートは2つ」の考え方がいいような感じがします。

私のEvernoteの使い方 | ごりゅご.com
本当にいつも参考になるEvernote神

どう使ったらいいのか分からない人向けの、こう使えばいいんじゃないっていう提案
最初の最初は、ノートブックは2つあれば十分じゃないかと考えています。
  「Inbox」と「Archive」

「Inbox」と「Archive(→客先別ノート)」まあ、実際は客先の分だけノートは増えるわけですが。

あくまで僕の場合ですが従来の会社内のサーバーではほとんどの書類はエクセルでフォルダ階層で保存してあったのでなかなか検索性が良くなかったのですが”Evernote”であればすぐに閲覧できます、
それこそ客先から不意に電話などがあっても目の前にPCがあれば話しながら履歴を閲覧するのも容易です。

ついでに電話の内容を音声データで保存てのも有効ですかね。

骨伝導マイクとかを使えば内容もEvernoteに録音できますね。
コレは僕自身まだ手を出していませんが客先との電話は結構あとで重要になってくるキーワードが隠れていたりしますし、約束なんかがあった場合には注意が必要です。
僕は電話しながらのメモがあまり上手ではないので音声データには興味津々であります。

◆共有機能で部下と常に連携

僕の部署はそれこそ僕と部下2名です。
部下には必要に応じて報告を受けますが僕の方から部下に報告というか連絡をするのもどこまでしたらいいのかっていつも悩みます。

最近は仕事用ノートは共有させ常にチェックするように言ってあります。
コレで相互連絡の問題がスムーズに行き情報の一部共有化が進み円滑に業務がこなせていると思います。

メモ類に始まり写真もすべて閲覧できますので改めて説明しなくても部下もほとんど理解しているようですし今まで他人の資料探しってなかなか大変だったのですが検索性も良いのですぐに目的のデータを引き出せているようです。

と、色々書きましたが仕事でEvernoteのようなクラウドサービスは会社によって制約がある可能性もあります。使用にあたってはきちんと確認してからの使用がのぞましいと思います。

他にもiPhoneで「DROPBOX」や「Toodledo」,「GoogleTask」など有益なサービスを活用しておりますますiPhoneが手放せなくなっております。

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